A jogosultságkezelés segítségével meghatározhatod, hogy a portál egyes felhasználói mely menüpontokat láthatják, milyen adatokat tekinthetnek meg, és milyen műveleteket végezhetnek el.

Külön hozzáférést adhatsz például értékesítési, beszerzési, pénzügyi vagy logisztikai munkatársaknak, valamint külső könyvelőnek is.

Hol találod a jogosultságkezelést?

1. Nyisd meg a Felhasználók oldalt.

2. Kattints az oldal fejlécében található Jogosultságok gombra.

3. A megnyíló ablakban áttekintheted:

   • a rendszerben elérhető szerepköröket;
   • az egyedi szerepköröket;
   • a felhasználókhoz rendelt hozzáféréseket;
   • a külső könyvelői hozzáféréseket;
   • a hozzáférési auditnaplót;
   • a jogosultságellenőrzés állapotát.

A jogosultságkezelés működése

A rendszer szerepkörök segítségével szabályozza a hozzáféréseket. Egy szerepkör több jogosultságot tartalmazhat.

Például egy értékesítési munkatárs:

• megtekintheti a vásárlókat;
• kezelheti a rendeléseket;
• létrehozhat számlát;
• nem feltétlenül fér hozzá a beszerzéshez vagy a házipénztárhoz.

A jogosultságok nemcsak a menüpontok megjelenését szabályozzák. A rendszer szerveroldalon is ellenőrzi, hogy az adott felhasználó végrehajthatja-e a műveletet.

Ez azt jelenti, hogy jogosultság nélkül közvetlen hivatkozással vagy API-kéréssel sem lehet elérni a védett funkciókat.

Megtekintési és módosítási jogosultságok

Egy modul megtekintése és kezelése külön jogosultság lehet.

Például egy felhasználó:

• láthatja a terméklistát;
• megnyithatja a termékek részleteit;
• ugyanakkor nem hozhat létre új terméket;
• nem módosíthat vagy törölhet meglévő terméket;
• nem indíthat tömeges importálást.

Hasonlóan külön szabályozható többek között:

• rendelés megtekintése és létrehozása;
• rendelés módosítása;
• beszerzés megtekintése és kezelése;
• beszerzési rendelés jóváhagyása;
• számla megtekintése;
• számla létrehozása és kiállítása;
• befizetések kezelése;
• fizetési felszólítások küldése;
• számlázási és NAV-beállítások kezelése;
• házipénztár megtekintése és kezelése;
• könyvelési exportok készítése;
• felhasználók és szerepkörök kezelése.

Alapértelmezett szerepkörök

A rendszer előre elkészített szerepköröket biztosít a leggyakoribb feladatkörökhöz.

Tulajdonos

A Tulajdonos minden portálfunkcióhoz hozzáfér, beleértve:

• a felhasználók kezelését;
• a szerepkörök beállítását;
• a jogosultságellenőrzés bekapcsolását;
• a számlázási és céges beállításokat;
• az auditnapló megtekintését.

Az utolsó aktív tulajdonosi hozzáférést nem lehet eltávolítani. Ez megakadályozza, hogy minden felhasználó kizárja magát a jogosultságkezelésből.

Adminisztrátor

Az Adminisztrátor széles körű operatív hozzáférést kap. Akkor használd, ha a felhasználónak a portál legtöbb funkcióját kezelnie kell.

Értékesítés

Az értékesítési szerepkör elsősorban a következő területekhez ad hozzáférést:

• vásárlók;
• kereskedelmi dokumentumok;
• rendelések;
• számlák;
• értékesítési kimutatások.

Beszerzés

A beszerzési szerepkör a következő feladatokhoz használható:

• beszállítók kezelése;
• beszerzési igények;
• ajánlatkérések;
• beszerzési rendelések;
• beszerzési jóváhagyások;
• kapcsolódó készletadatok.

Pénzügy

A pénzügyi szerepkör többek között a következő funkciókhoz használható:

• számlázás;
• befizetések és allokációk;
• fizetési emlékeztetők és felszólítások;
• pénzügyi kimutatások;
• házipénztár;
• könyvelési exportok.

Könyvelő

A Könyvelő szerepkört külső vagy belső könyvelési feladatokat végző felhasználóhoz érdemes rendelni.

A szerepkör pénzügyi és könyvelési hozzáférést biztosíthat anélkül, hogy általános adminisztrátori jogosultságot adna.

Logisztika

A logisztikai szerepkör elsősorban a következő területekhez használható:

• termékek;
• készletadatok;
• fulfillment rendelések;
• raktári és logisztikai műveletek;
• kiszállítási folyamatok.

Csak megtekintés

A szerepkör a legfontosabb üzleti adatok megtekintésére használható, módosítási lehetőség nélkül.

Az alapértelmezett szerepkörök módosítása

Az alapértelmezett szerepkörök védett sablonok.

Megtekintheted a hozzájuk tartozó jogosultságokat, de nem módosíthatod vagy törölheted őket. Ha eltérő jogosultságkombinációra van szükséged, hozz létre egyedi szerepkört.

Egyedi szerepkör létrehozása

Egyedi szerepkört akkor érdemes létrehoznod, ha az alapértelmezett szerepkörök egyike sem felel meg pontosan az adott munkakörnek.

Ilyen szerepkör lehet például:

• Pénzügyi asszisztens;
• Beszerzési jóváhagyó;
• Raktári koordinátor;
• Értékesítési vezető;
• Külső auditor;
• Számlázási munkatárs.

Létrehozás lépései

1. Nyisd meg a Felhasználók oldalt.
2. Kattints a Jogosultságok gombra.
3. Válaszd az Új egyedi szerepkör lehetőséget.
4. Add meg a szerepkör nevét.
5. Adj hozzá rövid, egyértelmű leírást.
6. A jogosultságmátrixban válaszd ki az engedélyezett műveleteket.
7. Ellenőrizd a kiválasztott jogosultságok számát.
8. Kattints a Szerepkör mentése gombra.

Egy szerepkör mentéséhez legalább egy jogosultságot ki kell választanod.

A jogosultságmátrix használata

A jogosultságmátrix modulonként csoportosítva jeleníti meg az elérhető műveleteket.

Egy teljes modul jogosultságait egyszerre is kijelölheted vagy törölheted. Egyenként is meghatározhatod, hogy a szerepkör pontosan mely műveleteket engedélyezze.

A keresőmezővel kereshetsz:

• modulnévre;
• művelet nevére;
• technikai jogosultságkódra.

A fejléc folyamatosan mutatja, hány jogosultságot választottál ki.

Ajánlott beállítási elv

Mindig csak azokat a jogosultságokat add meg, amelyekre a felhasználónak ténylegesen szüksége van.

Ha például valakinek csak számlákat kell megtekintenie, ne adj számára automatikusan számlakiállítási, befizetéskezelési vagy számlázási beállítási jogosultságot.

Egyedi szerepkör módosítása

1. Nyisd meg a Jogosultságok ablakot.

2. Keresd meg a módosítani kívánt egyedi szerepkört.

3. Kattints a Szerkesztés gombra.

4. Módosítsd:

   • a szerepkör nevét;
   • a leírását;
   • az aktív állapotát;
   • a kiválasztott jogosultságokat.

5. Kattints a Szerepkör mentése gombra.

A módosítás a szerepkört használó felhasználók hozzáférésére is hatással lehet.

Ha eltávolítasz egy jogosultságot, az érintett felhasználók a következő jogosultság-ellenőrzéstől kezdve már nem tudják használni az adott funkciót.

Szerepkör inaktiválása

Ha egy szerepkört átmenetileg nem szeretnél használni, kapcsold ki az Aktív állapotát.

Az inaktivált szerepkör:

• nem rendelhető új felhasználóhoz;
• nem biztosít aktív hozzáférést;
• megőrzi a korábban beállított jogosultságokat;
• később újra aktiválható.

Az inaktiválás akkor hasznos, ha a szerepkört később még használni szeretnéd, ezért nem akarod véglegesen törölni.

Egyedi szerepkör törlése

Csak olyan egyedi szerepkört törölhetsz, amelyhez egyetlen felhasználó sincs hozzárendelve.

Törlés lépései

1. Ellenőrizd, hogy használja-e valaki a szerepkört.
2. Ha igen, rendelj az érintett felhasználókhoz másik szerepkört.
3. Kattints a szerepkör Törlés gombjára.
4. Ellenőrizd a megjelenő megerősítő ablakban a szerepkör nevét.
5. Kattints a Szerepkör törlése gombra.

A törlés nem vonható vissza.

A rendszer nem használ natív böngészőüzenetet: a törlés minden esetben külön megerősítő ablakban történik.

Alapértelmezett rendszerszerepkört nem lehet törölni.

Szerepkör hozzárendelése felhasználóhoz

Hozzárendelés lépései

1. Nyisd meg a Felhasználók oldalt.
2. Keresd meg a felhasználót a táblázatban.
3. Kattints a sorában található Hozzáférés műveletre.
4. Válaszd ki a megfelelő szerepkört.
5. Válaszd ki a hozzáférés típusát.
6. Állítsd be, hogy aktív legyen-e a hozzáférés.
7. Ha szükséges, adj meg lejárati napot.
8. Kattints a Hozzáférés mentése gombra.

A felhasználói táblázatban ezután megjelenik a hozzárendelt szerepkör. Külső könyvelői hozzáférés esetén külön jelölés is látható.

Hozzáférési típusok

Munkatárs

Ezt válaszd a céged saját portálfelhasználóihoz.

Külső könyvelő

Ezt válaszd, ha egy külső könyvelőnek vagy könyvelőirodai munkatársnak szeretnél hozzáférést adni.

A hozzáférési típus önmagában nem határozza meg, hogy a felhasználó mit végezhet el. A tényleges hozzáférést a kiválasztott szerepkör jogosultságai szabályozzák.

Külső könyvelő hozzáadása

Külső könyvelőt külön meghívási folyamattal adhatsz hozzá.

Hozzáadás lépései

1. Nyisd meg a Felhasználók oldalt.

2. Kattints a Jogosultságok gombra.

3. Válaszd a Külső könyvelő lehetőséget.

4. Add meg a könyvelő:

   • vezetéknevét;
   • keresztnevét;
   • email-címét.

5. Válaszd ki a könyvelő szerepkörét.

6. Ha szükséges, adj meg hozzáférési lejáratot.

7. Új fiók esetén adj meg kezdő jelszót.

8. Kattints a Könyvelő hozzáadása gombra.

Milyen szerepkört válassz?

Általában a Könyvelő szerepkört érdemes használnod.

Ha a könyvelőnek ettől eltérő hozzáférésre van szüksége, létrehozhatsz számára egyedi szerepkört.

Például külön szabályozhatod, hogy:

• láthatja-e a számlákat;
• kezelheti-e a befizetéseket;
• készíthet-e könyvelési exportot;
• hozzáférhet-e a házipénztárhoz;
• láthatja-e a profitkimutatásokat;
• kezelheti-e a számlázási beállításokat.

A könyvelőnek csak a tényleges feladataihoz szükséges jogosultságokat add meg.

Honnan lesz jelszava a könyvelőnek?

Kétféle eset lehetséges.

Ha még nincs portálfiókja

Ha az email-címhez még nem tartozik portálfiók, a könyvelő hozzáadásakor meg kell adnod egy legalább nyolc karakteres kezdő jelszót.

A jelszót kétszer kell beírnod.

A kezdő jelszót biztonságos csatornán add át a könyvelőnek. Ne küldd ugyanabban az üzenetben az email-címmel vagy más belépési adatokkal, ha ez elkerülhető.

Ha már van portálfiókja

Ha a könyvelő email-címéhez már tartozik portálfiók, a rendszer ugyanazt a fiókot kapcsolja a cégedhez.

Ebben az esetben:

• a könyvelő a meglévő jelszavát használja;
• a jelszava nem változik meg;
• a kezdőjelszó-mezőket a rendszer figyelmen kívül hagyja;
• nem jön létre második, különálló felhasználói fiók.

Hol jelentkezik be?

A könyvelő ugyanazon a partnerportál-belépési oldalon jelentkezik be, amelyet a többi portálfelhasználó is használ.

A belépéshez szükséges:

• az email-címe;
• a meglévő vagy új fióknál megadott kezdő jelszava.

Egy könyvelő több céghez is hozzáférhet

Ugyanaz a könyvelői fiók több céghez is kapcsolódhat, de csak akkor, ha minden érintett cég külön hozzáférést ad neki.

Példa

• Az „A” cég hozzáférést ad a konyvelo@pelda.hu felhasználónak.
• Ettől a könyvelő csak az „A” céghez kap hozzáférést.
• A „B” cég adatait nem látja.
• A „B” céghez csak akkor férhet hozzá, ha a „B” cég is külön hozzáadja ugyanazt az email-címet.

Egy cég által adott hozzáférés soha nem biztosít automatikus hozzáférést más cégekhez.

Miért előnyös az egyetlen fiók?

A könyvelőnek nem kell minden ügyfeléhez külön email-címet és jelszót használnia.

Egyetlen fiókkal kezelheti azokat a cégeket, amelyek külön-külön hozzáférést adtak neki.

Aktív cég kiválasztása könyvelőként

Ha egy könyvelő több céghez is hozzáfér, a portál fejlécében megjelenik az aktív cég kiválasztására szolgáló vezérlő.

Cégváltás lépései

1. Kattints a fejlécben az aktuális cég nevére.
2. Megjelennek azok a cégek, amelyekhez aktív hozzáférésed van.
3. Válaszd ki a kezelni kívánt céget.
4. A portál újratölt, és a kiválasztott cég adatait jeleníti meg.

Egyszerre mindig csak egy cég aktív.

A váltás után a portál listái, keresései, kimutatásai és műveletei a kiválasztott céghez tartoznak.

Mi történik lejárt hozzáférés esetén?

Ha egy céghez tartozó hozzáférés lejárt vagy inaktívvá vált:

• a cég nem választható ki;
• az adatai nem jelennek meg;
• közvetlen hivatkozással sem érhető el;
• API-kéréssel sem kerülhető meg a korlátozás.

Időkorlátos hozzáférések

Felhasználóhoz és külső könyvelőhöz lejárati napot is beállíthatsz.

Ez akkor hasznos, ha:

• határozott idejű könyvelési szerződésed van;
• külső tanácsadónak adsz hozzáférést;
• időszakos helyettesítést kezelsz;
• audit vagy ellenőrzés idejére biztosítasz hozzáférést;
• projektalapú munkatársat adsz hozzá.

Lejárat beállítása

1. Nyisd meg a felhasználó hozzáférési beállításait.
2. Add meg a hozzáférés lejárati napját.
3. Mentsd el a módosítást.

A lejárati nap végéig a hozzáférés használható. A határidő után a rendszer automatikusan inaktiválja.

Lejárati értesítések

A rendszer a következő időpontokban küld értesítést az érintett felhasználónak:

• 14 nappal a lejárat előtt;
• 7 nappal a lejárat előtt;
• 1 nappal a lejárat előtt;
• a lejárat napján.

Az értesítéseket a portál fejlécében található csengő ikonnál lehet megtekinteni.

Egy adott lejárathoz tartozó figyelmeztetés csak egyszer jelenik meg.

Lejárt hozzáférés meghosszabbítása

Ha továbbra is szükség van a hozzáférésre:

1. Nyisd meg a felhasználó hozzáférési beállításait.
2. Adj meg új lejárati napot.
3. Szükség esetén kapcsold vissza az aktív állapotot.
4. Mentsd el a módosítást.

A jogosultságellenőrzés bekapcsolása

A jogosultságkezelés bevezetése nem változtatja meg automatikusan a meglévő felhasználók hozzáférését.

A jogosultságellenőrzést csak akkor kapcsold be, ha minden felhasználóhoz megfelelő szerepkört rendeltél.

Bekapcsolás előtti ellenőrzés

A bekapcsolás előtt ellenőrizd, hogy:

• minden aktív felhasználónak van szerepköre;
• legalább egy aktív tulajdonos marad;
• a pénzügyi munkatársak megkapták a szükséges pénzügyi jogokat;
• a logisztikai munkatársak elérik a szükséges rendelési és készletfunkciókat;
• a könyvelő csak a szükséges modulokhoz fér hozzá;
• a számlázási és NAV-beállításokhoz csak az arra jogosult személyek férnek hozzá.

Bekapcsolás lépései

1. Nyisd meg a Felhasználók oldalt.
2. Kattints a Jogosultságok gombra.
3. Ellenőrizd a szerepkör-hozzárendeléseket.
4. Kattints az Ellenőrzés bekapcsolása gombra.
5. Olvasd el a megerősítő ablak tartalmát.
6. Kattints a Bekapcsolás gombra.

Bekapcsolás után a rendszer minden védett oldalon és műveletnél alkalmazza a beállított jogosultságokat.

Mit lát a korlátozott felhasználó?

A felület automatikusan a felhasználó jogosultságaihoz igazodik.

Jogosultságtól függően:

• egyes menüpontok nem jelennek meg;
• a Gyorsmenü csak az elérhető funkciókat mutatja;
• a létrehozási és módosítási gombok nem jelennek meg;
• az importálási és exportálási műveletek elérhetősége korlátozható;
• a jóváhagyási műveletek külön engedélyezhetők;
• a számlázási és NAV-beállítások külön védhetők;
• közvetlen URL megnyitásakor hozzáférés-megtagadó oldal jelenik meg.

Ha egy felhasználó nem talál egy menüpontot vagy műveleti gombot, először ellenőrizd a hozzá rendelt szerepkört és annak jogosultságait.

Hozzáférési auditnapló

A rendszer naplózza a jogosultságokkal kapcsolatos fontosabb változásokat.

Hol találod?

1. Nyisd meg a Felhasználók oldalt.
2. Kattints a Jogosultságok gombra.
3. Válaszd az Auditnapló lehetőséget.

Az auditnapló megtekintéséhez hozzáférés-kezelési jogosultság szükséges.

Milyen események jelennek meg?

A napló többek között a következő eseményeket tartalmazza:

• kezdeti tulajdonos hozzárendelése;
• szerepkör létrehozása;
• szerepkör módosítása;
• szerepkör törlése;
• hozzáférés létrehozása;
• hozzáférés módosítása;
• hozzáférés eltávolítása;
• hozzáférés lejárata;
• jogosultságellenőrzés módosítása;
• aktív cég módosítása.

Milyen adatokat látsz?

Egy naplóbejegyzés tartalmazhatja:

• az esemény időpontját;
• az esemény típusát;
• a műveletet végrehajtó felhasználót;
• az érintett felhasználót;
• az IP-címet;
• a módosítás előtti és utáni állapotot.

Keresés és lapozás

Az auditnapló szerveroldali lapozást használ, ezért nagy mennyiségű bejegyzés esetén is kezelhető marad.

Kereshetsz:

• eseménytípusra;
• felhasználónévre;
• email-címre.

Az oldalak között az Előző és Következő gombbal válthatsz.

Hozzáférés megszüntetése

Ha egy munkatársnak vagy könyvelőnek már nincs szüksége hozzáférésre, inaktiválhatod vagy eltávolíthatod a tagságát.

Mikor használd az inaktiválást?

Az inaktiválást akkor válaszd, ha később még szükség lehet ugyanarra a hozzáférésre.

Az inaktivált hozzáférés beállításai megmaradnak, de a felhasználó nem használhatja.

Mikor távolítsd el?

A hozzáférés eltávolítása akkor indokolt, ha a kapcsolat véglegesen megszűnt.

A rendszer megerősítő ablakot jelenít meg, mielőtt eltávolítaná a hozzáférést.

Az utolsó aktív tulajdonosi hozzáférés nem távolítható el.

Gyakori kérdések

Egy partner meghívása hozzáférést ad más cégekhez is?

Nem. A felhasználó csak azokhoz a cégekhez fér hozzá, amelyek külön hozzáadták.

A könyvelő egyszerre több cég adatait látja?

Nem. Egyszerre mindig egy aktív céget kezel.

A cégváltás összekeverheti a különböző cégek adatait?

Nem. A cégváltáskor a portál újratölt, a szerver pedig minden kérésnél ellenőrzi az aktív hozzáférést.

Mi történik, ha a könyvelő email-címe már szerepel a rendszerben?

A rendszer a meglévő fiókot kapcsolja a cégedhez. Nem hoz létre új fiókot, és nem módosítja a jelszót.

Mi történik, ha még nincs fiókja?

A hozzáadáskor legalább nyolc karakteres kezdő jelszót kell megadnod.

A könyvelő megkapja automatikusan emailben a jelszavát?

Jelenleg nem. A kezdő jelszót biztonságos csatornán neked kell átadnod.

Lehet időkorlátos hozzáférést adni?

Igen. Megadhatsz lejárati napot, amely után a hozzáférés automatikusan inaktívvá válik.

Lehet saját szerepkört létrehozni a könyvelőnek?

Igen. Egyedi szerepkörrel pontosan meghatározhatod, milyen pénzügyi, könyvelési vagy egyéb funkciókat használhat.

Miért nem tudok törölni egy szerepkört?

Valószínűleg azért, mert:

• rendszerszerepkörről van szó; vagy
• még tartozik hozzá felhasználó.

Előbb rendelj másik szerepkört az érintett felhasználókhoz.

Miért nem lát a felhasználó egy gombot?

A művelethez szükséges jogosultság nincs benne a felhasználó szerepkörében, vagy a szerepkör inaktív.

Miért nem jelenik meg a cégválasztó?

A cégválasztó csak akkor jelenik meg, ha a felhasználónak legalább két elérhető céghez van aktív hozzáférése.

Javasolt biztonsági beállítások

• Legalább két megbízható felhasználónak biztosíts megfelelő tulajdonosi vagy adminisztrátori hozzáférést.
• Minden felhasználónak csak a munkájához szükséges jogosultságokat add meg.
• Külső könyvelőhöz lehetőleg a Könyvelő vagy egy korlátozott egyedi szerepkört használd.
• Határozott idejű együttműködésnél mindig állíts be lejárati napot.
• Rendszeresen ellenőrizd az auditnaplót.
• Megszűnt munkaviszony vagy szerződés esetén azonnal inaktiváld a hozzáférést.
• A kezdő jelszót biztonságos csatornán add át.
• A jogosultságellenőrzést csak a szerepkörök ellenőrzése után kapcsold be.
• Számlázási, NAV-, befizetési és házipénztári jogosultságot csak az arra kijelölt felhasználóknak adj.