Többforrásos beszállítóválasztás és kvótakezelés

Az alábbi fejezet közvetlenül kiegészíti a meglévő Beszerzési modul dokumentációt.

Egy termékvariációhoz több beszállító és több beszerzési kondíció is kapcsolható. A rendszer ezek közül az ár, az átfutási idő, a prioritás vagy a beállított beszerzési kvóták alapján képes automatikusan megfelelő forrást ajánlani.

A funkció akkor hasznos, ha ugyanaz a termék:

• több beszállítótól is beszerezhető;
• beszállítónként eltérő áron érhető el;
• eltérő szállítási idővel rendelkezik;
• meghatározott arányban vásárolandó az egyes beszállítóktól;
• egy elsődleges és egy vagy több tartalék forrással rendelkezik;
• raktáranként eltérő forrásból érkezik.

Az automatikus választás ajánlást készít. Nem hagyja jóvá és nem küldi ki automatikusan a beszerzési rendelést, így a felhasználó a beszerzési folyamat során felülvizsgálhatja vagy módosíthatja a javaslatot.

Előfeltételek

A többforrásos beszállítóválasztás használatához az érintett termékvariációhoz legalább egy aktív beszállítói kondíciónak kell tartoznia.

A kondíciók a beszállítói törzsben rögzíthetők. Egy kondíció többek között az alábbi adatokat tartalmazhatja:

• beszállítói cikkszám;
• nettó beszerzési egységár és deviza;
• minimális rendelési mennyiség;
• rendelési mennyiségi lépcső;
• várható átfutási idő;
• érvényességi időszak;
• Incoterm paritás;
• preferált beszállítói jelölés.

A forráskiválasztási szabály nem helyettesíti a kondíciókat, hanem az azokban szereplő adatokat használja fel az ajánlás elkészítéséhez.

A beszállítói kondíciók megtekintése a terméknél

1. Nyissa meg a Termékek menüpontot.
2. Keresse meg a kívánt terméket.
3. Nyissa meg a termék részletes adatlapját.
4. Válassza a Beszerzés lapot.

A rendszer termékvariációnként külön jeleníti meg a hozzájuk kapcsolódó beszállítói kondíciókat. Ez azért fontos, mert ugyanazon termék különböző variációi eltérő beszállítóval, árral vagy beszerzési feltételekkel rendelkezhetnek.

Minden kondíció kártyáján látható:

• a beszállító neve és kódja;
• a beszállítói SKU;
• az aktuális nettó egységár;
• a deviza;
• a minimális rendelési mennyiség;
• a rendelési lépcső;
• az átfutási idő;
• a kondíció érvényessége;
• a preferált beszállítói jelölés;
• az automatikusan ajánlott forrás jelölése;
• a beállított kvótasúly és prioritás;
• a tartalék forrás jelölése.

Ha egy variációhoz még nincs beszállítói kondíció, a kvótakezelés nem állítható be. Ebben az esetben először a Beszállítók menüpontban kell létrehozni a megfelelő kondíciót.

Raktár szerinti szabályok

A Beszerzés lap tetején kiválasztható, hogy melyik raktárhoz szeretnénk megtekinteni vagy beállítani a forráskiválasztási szabályt.

Minden raktárra érvényes

Ez az általános szabály. Akkor alkalmazható, ha a termék beszerzési forrása nem függ a célraktártól.

Adott raktárra érvényes

Külön szabály hozható létre egy kiválasztott raktárhoz. Ez felülírja az általános szabályt, amikor a beszerzési javaslat az adott raktárra készül.

Például:

• a budapesti raktárt egy belföldi beszállító látja el;
• a győri raktárhoz egy másik, rövidebb átfutási idővel dolgozó beszállító tartozik;
• az általános szabály csak akkor érvényesül, ha nincs külön raktári beállítás.

Forráskiválasztási szabály létrehozása

1. Nyisd meg a termék Beszerzés lapját.
2. Válaszd ki a kívánt raktárt vagy a Minden raktárra érvényes lehetőséget.
3. Keresd meg a megfelelő termékvariációt.
4. Kattints a Kvóták és szabály gombra.
5. Válaszd ki a használni kívánt stratégiát.
6. Szükség esetén add meg a szabály érvényességének kezdetét és végét.
7. Jelöld ki a szabályban részt vevő kondíciókat.
8. Állítsd be a kvótákat, prioritásokat és korlátozásokat.
9. Kattints a Szabály mentése gombra.

Egy beszállító ugyanazon variáció adott szabályában csak egy aktuális kondícióval szerepelhet. Ezzel elkerülhető, hogy ugyanannak a forrásnak a mennyisége többször kerüljön bele a kvótaszámításba.

Kiválasztási stratégiák

Kvóta szerinti kiegyenlítés

A rendszer a beállított kvótasúlyok és a korábban lekötött beszerzési mennyiségek alapján választ beszállítót.

Mindig azt az elérhető forrást részesíti előnyben, amelyik a saját célkvótájához képest a leginkább elmaradt.

Ez a javasolt stratégia, ha:

• több beszállító között előre meghatározott arányt kell tartani;
• szerződéses mennyiségi vállalások vannak;
• csökkenteni szeretnénk az egyetlen beszállítótól való függést.

Prioritás

A rendszer elsősorban a legalacsonyabb prioritásszámmal rendelkező, használható forrást választja.

Például:

• 1-es prioritás: elsődleges beszállító;
• 2-es prioritás: másodlagos beszállító;
• 3-as prioritás: további alternatíva.

Ez a stratégia akkor megfelelő, ha van egy egyértelműen előnyben részesített beszerzési sorrend.

Legalacsonyabb ár

A rendszer az azonos devizájú, aktív és érvényes kondíciók közül a legalacsonyabb nettó egységárat ajánlja.

A kiválasztás a kondícióban szereplő egységár alapján történik. A szállítási, vám- és egyéb járulékos költségek nem módosítják automatikusan ezt a sorrendet.

Legrövidebb átfutás

A rendszer azt a használható beszállítót ajánlja, amelyikhez a legrövidebb átfutási idő tartozik.

Azonos átfutási idő esetén az alacsonyabb árú kondíció kerül előrébb.

Ez a stratégia különösen sürgős készlethiány vagy gyors utánpótlást igénylő termékek esetén használható.

Kvóták beállítása

A kvótát a Kvótasúly mezőben kell megadni.

A súlyoknak nem kötelező 100-at kiadniuk. A rendszer egymáshoz viszonyítva számítja ki belőlük a célrészarányt.

Példák:

Ugyanez megadható 6, 3 és 1 súlyokkal is, mert az arány változatlanul 60%, 30% és 10% lesz.

Hogyan számítja a rendszer a teljesített kvótát?

A rendszer figyelembe veszi az adott beszállítóhoz tartozó, már lekötött beszerzési rendelési mennyiségeket.

A piszkozat és a törölt beszerzési rendelés nem számít bele a teljesített kvótába. Így egy még nem jóváhagyott tervezet nem befolyásolja idő előtt a következő forrásajánlást.

Raktárspecifikus szabály esetén csak az adott raktárhoz tartozó beszerzési mennyiségek kerülnek a számításba.

A forrásonként megadható mezők

Kvótasúly

Meghatározza a beszállító kívánt részarányát a többi kiválasztott forráshoz képest.

A kvótának nullánál nagyobb értéket kell adni.

Prioritás

A beszállítók sorrendjét határozza meg. Az alacsonyabb szám magasabb prioritást jelent.

A kvótaalapú stratégiában azonos eredmény esetén a prioritás dönthet a források között.

Nyitó mennyiség

A rendszerben még nem szereplő, korábban már megrendelt mennyiség rögzítésére szolgál.

Használata például akkor indokolt, ha:

• év közben kezdjük el használni a kvótakezelést;
• a korábbi beszerzések más rendszerben készültek;
• a beszállítói szerződés teljesítése már folyamatban van.

A nyitó mennyiség beleszámít a kvóta teljesítésébe, de nem hoz létre beszerzési rendelést vagy készletmozgást.

Maximum

Opcionálisan megadható a forrásból beszerezhető maximális mennyiség.

Ha egy új rendelési javaslattal a beszállító túllépné ezt a maximumot, a rendszer másik használható forrást keres.

Tartalék forrás

A tartalék beszállító csak akkor kerül előtérbe, ha nincs használható elsődleges forrás.

Erre például akkor kerülhet sor, ha:

• az elsődleges kondíció lejárt;
• a beszállító vagy a kondíció inaktív;
• az elsődleges beszállító elérte a maximális mennyiségét;
• az elsődleges kondíció nem felel meg a kiválasztási feltételeknek.

A tartalék jelölés ezért nem azonos az alacsony prioritással. A rendszer először minden használható elsődleges forrást megvizsgál, és csak ezután tér át a tartalékokra.

Érvényességi idő

A forráskiválasztási szabályhoz kezdő és záró dátum adható meg.

• Ha nincs kezdő dátum, a szabály azonnal érvényes.
• Ha nincs záró dátum, a szabály visszavonásig érvényes.
• Ha mindkettő meg van adva, a rendszer csak a meghatározott időszakban használja.

A forrás csak akkor választható, ha maga a beszállítói kondíció is aktív és érvényes.

Devizák kezelése

Egy kiválasztási szabályon belül csak azonos devizájú kondíciók hasonlíthatók össze.

Ennek oka, hogy automatikus árfolyam-átváltás nélkül két különböző devizában megadott egységár nem hasonlítható össze megbízhatóan.

Ha ugyanaz a termék több devizában is beszerezhető, külön szabályokat vagy egységes devizában vezetett kondíciókat érdemes használni.

Minimális rendelési mennyiség és rendelési lépcső

Az automatikus ajánlás figyelembe veszi a kondícióban szereplő:

• minimális rendelési mennyiséget;
• rendelési mennyiségi lépcsőt.

Ha például:

• a beszerzési igény 18 darab;
• a minimális rendelési mennyiség 20 darab;
• a rendelési lépcső 5 darab;

akkor az ajánlott rendelési mennyiség 20 darab lesz.

Ha az igény 22 darab, ugyanezekkel a feltételekkel az ajánlott mennyiség 25 darab.

Az automatikus ajánlás használata a készlettervezőben

A készlettervezőből létrehozott beszerzési javaslatnál a rendszer automatikusan megvizsgálja a termékvariációhoz tartozó forráskiválasztási szabályt.

A beszerzési javaslat tételénél eltárolja:

• az ajánlott beszállítót;
• a kiválasztott kondíciót;
• az alkalmazott stratégiát;
• a döntés indokát;
• a döntéskor érvényes árat és devizát;
• az ajánlott rendelési mennyiséget.

A javaslat részleteinél az Ajánlott beszállító oszlop mutatja a kiválasztott forrást és a választás rövid indoklását.

Amikor a javaslatból beszerzési igény készül, a forrásajánlás is továbbkerül az igényhez. Ez biztosítja, hogy a későbbi beszerzési folyamatban is visszakövethető legyen, melyik forrást és milyen szabály alapján ajánlotta a rendszer.

Mikor nem készül automatikus ajánlás?

A rendszer nem tud forrást ajánlani, ha például:

• nincs a variációhoz beszállítói kondíció;
• minden kondíció inaktív vagy lejárt;
• egyik beszállító sem aktív;
• minden elsődleges és tartalék forrás elérte a maximális mennyiségét;
• a kondíciók devizája nem egyezik a szabály devizájával;
• nincs használható általános vagy raktárspecifikus szabály.

Ha nincs külön forráskiválasztási szabály, a rendszer a meglévő preferált kondíciót használja. Ha nincs preferált kondíció, az aktuálisan használható legalacsonyabb árú kondíciót ajánlja.

Fontos tudnivalók

• A forrásajánlás nem jelent automatikus megrendelést.
• A beszerzési rendelés jóváhagyási folyamata változatlan marad.
• A felhasználó a beszerzési folyamat során eltérhet az ajánlástól.
• A kvóta nem merev százalékos korlátozás, hanem folyamatosan kiegyenlített célrészarány.
• Kemény felső korlát a Maximum mezővel állítható be.
• A piszkozat és törölt beszerzési rendelések nem módosítják a teljesített kvótát.
• A tartalék beszállító csak akkor használatos, ha nincs megfelelő elsődleges forrás.
• A kvóták minden termékvariációhoz külön kezelhetők.
• Egy raktárspecifikus szabály elsőbbséget élvez az általános szabállyal szemben.