A Készlettervező segítségével a rendszer kiszámítja, mely termékvariációkból mennyit érdemes beszerezned. A számítás történhet a korábbi fogyás, a nyitott rendelésállomány vagy ezek kombinációja alapján.

Az elkészült beszerzési javaslatból automatikusan generálhatsz beszállítónként és devizánként elkülönített beszerzési rendeléseket, vagyis PO-kat. A generált dokumentumok először piszkozatként jönnek létre, ezért jóváhagyás előtt ellenőrizheted és módosíthatod őket.

Mire használhatod?

A funkció segítségével:

• felismerheted a várható készlethiányokat;
• utánpótlást tervezhetsz a korábbi fogyás alapján;
• beszerezheted a nyitott rendelések teljesítéséhez hiányzó mennyiséget;
• figyelembe veheted a már beérkezőben lévő készletet;
• automatikusan alkalmazhatod a beszállítói kondíciókat;
• beszállítónként külön beszerzési rendeléseket készíthetsz;
• jóváhagyás előtt manuálisan módosíthatod a generált PO-kat.

A használat előfeltételei

Mielőtt automatikusan PO-t generálsz, ellenőrizd, hogy az érintett termékvariációkhoz rendelkezésre állnak-e a szükséges beszerzési adatok.

Legalább az alábbiakat érdemes beállítanod:

• aktív beszállító;
• termék–beszállító kondíció;
• nettó beszerzési egységár;
• deviza;
• beszerzési egység;
• minimum rendelési mennyiség;
• rendelési többszörös;
• beszállítói átfutási idő;
• preferált beszállító vagy forrásválasztási szabály.

Ha egy termékhez több beszállító tartozik, a rendszer az aktív forrásválasztási és kvótaszabályok alapján választ közülük.

Ha valamelyik termékhez nincs használható beszállítói kondíció, a rendszer nem készít hiányos PO-t, hanem jelzi az érintett SKU-kat.

A Készlettervező megnyitása

1. Jelentkezz be a partnerportálra.
2. Nyisd meg a Raktár menüt.
3. Válaszd a Készlettervező menüpontot.

A megjelenő listában termékvariációnként láthatod a készlethelyzetet, a fogyási adatokat, a nyitott rendelési igényt és a rendszer által javasolt beszerzési mennyiséget.

A számítás alapjának kiválasztása

A „Számítás alapja” mezőben három számítási mód közül választhatsz.

Készlet és rendelésállomány

Ez az általánosan ajánlott beállítás.

A rendszer egyszerre veszi figyelembe:

• a korábbi fogyást;
• a célkészletet;
• a biztonsági készletet;
• a nyitott rendelési igényt;
• az elérhető készletet;
• a várható beérkezéseket.

A célkészlet és a nyitott rendelési igény közül a nagyobb szükségletből indul ki. Ezzel elkerülhető, hogy ugyanazt az igényt kétszer számolja bele a beszerzésbe.

Korábbi fogyás alapján

Ezt válaszd, ha a múltbeli készletfogyás alapján szeretnéd feltölteni a készletet.

A rendszer az általad kiválasztott elemzési időszak tényleges készletkiadásait vizsgálja, és ezekből napi átlagos fogyást számít.

Ez a mód különösen akkor hasznos, ha:

• rendszeres a termék értékesítése;
• előre szeretnél készletet biztosítani;
• nem csak a már beérkezett rendelésekre szeretnél reagálni;
• szezonon kívüli, kiegyensúlyozott fogyású terméket tervezel.

Nyitott rendelésállomány alapján

Ezt válaszd, ha elsősorban a már meglévő, készletre váró rendelésekhez szeretnél árut beszerezni.

A rendszer kiszámítja, hogy a nyitott igényből mennyi nem fedezhető:

• a jelenlegi elérhető készletből;
• a már beérkezőben lévő áruból.

Ez a mód akkor hasznos, ha nem szeretnél általános készletfeltöltést, csak a konkrét rendelési hiányokat szeretnéd pótolni.

Az elemzési időszak beállítása

A számításnál kiválaszthatod, hogy a rendszer milyen hosszú múltbeli időszak fogyását vizsgálja.

Elérhető időszakok:

• 14 nap;
• 30 nap;
• 60 nap;
• 90 nap.

Rövidebb időszakot válassz, ha gyorsan változik a kereslet. Hosszabb időszakot válassz, ha kiegyensúlyozottabb, kevésbé érzékeny átlagot szeretnél.

A kiválasztott időszak elsősorban a korábbi fogyásra épülő és a kombinált számításnál fontos. A nyitott rendelésállomány alapján történő számításnál a tényleges nyitott igény a meghatározó.

A készlettervező adatainak értelmezése

A táblázatban az alábbi fontosabb adatok jelennek meg.

Elérhető

Az a készletmennyiség, amely jelenleg felhasználható a rendelések teljesítéséhez.

Bejövő

A már rögzített, de még nem teljesen bevételezett beszállítások nyitott mennyisége.

A rendszer ezt levonja a javasolt beszerzésből, így nem rendeli meg még egyszer a már úton lévő árut.

Nyitott igény

A készletre váró rendelések még nem fedezett termékmennyisége.

Napi fogyás

A kiválasztott elemzési időszak tényleges készletkiadásaiból számított napi átlag.

Fedezet

Azt mutatja meg, hogy a jelenlegi elérhető készlet a számított napi fogyás mellett várhatóan hány napra elegendő.

Javasolt

A rendszer által kiszámított beszerzési mennyiség.

Rendelendő

Az a mennyiség, amelyet ténylegesen a beszerzési javaslatba szeretnél tenni. Ezt a javaslat létrehozása előtt manuálisan módosíthatod.

Hogyan számítja ki a rendszer a mennyiséget?

A számítás egyszerűsített logikája:

Beszerzési szükséglet
− elérhető készlet
− várható beérkezés
= javasolt beszerzési mennyiség

A beszerzési szükséglet a kiválasztott számítási módtól függ.

Kombinált módban:

Beszerzési szükséglet =
a célkészlet és a nyitott rendelési igény közül a nagyobb

Példa:

Célkészlet:                 100 db
Nyitott rendelési igény:     80 db
Elérhető készlet:            30 db
Várható beérkezés:           20 db

Beszerzési szükséglet:      100 db
Javasolt beszerzés:          50 db

A rendszer ezután alkalmazza a beszállítói feltételeket is.

Ha például:

Számított szükséglet:        47 db
Minimum rendelés:            20 db
Rendelési többszörös:        10 db

akkor a javasolt beszállítói mennyiség:

50 db

Beszerzési javaslat összeállítása

1. Állítsd be a kívánt számítási módot.
2. Válaszd ki az elemzési időszakot.
3. Szükség esetén szűrj raktárra, állapotra, terméknévre vagy SKU-ra.
4. Ellenőrizd a rendszer által javasolt mennyiségeket.
5. Add hozzá a beszerzendő termékeket a javaslathoz.
6. Szükség esetén módosítsd a „Rendelendő” mennyiséget.
7. Ellenőrizd az összeállított javaslat tételeit.
8. Kattints a Javaslat létrehozása gombra.

A javaslat elmentésekor a rendszer rögzíti:

• a kiválasztott számítási módot;
• az elemzési időszakot;
• az aktuális elérhető készletet;
• a várható beérkezést;
• a számított napi fogyást;
• a rendszer által javasolt mennyiséget;
• az általad megadott rendelendő mennyiséget;
• az aktuális beszerzési árat és devizát;
• az ajánlott beszállítót.

Ez biztosítja, hogy később is visszakövethető legyen, milyen adatok alapján készült a javaslat.

PO-k generálása a javaslatból

1. Nyisd meg a Készlettervezőn belül a Beszerzési javaslatok lapfület.
2. Keresd meg a feldolgozni kívánt javaslatot.
3. Szükség esetén nyisd le a részleteit.
4. Ellenőrizd a termékeket, a mennyiségeket és az ajánlott beszállítókat.
5. Kattints a PO-k generálása gombra.

A rendszer ekkor:

1. létrehozza a javaslathoz tartozó beszerzési igényt;
2. újra ellenőrzi az aktuális beszállítói kondíciókat;
3. kiválasztja az alkalmazandó beszállítót;
4. alkalmazza a minimum rendelési mennyiséget;
5. alkalmazza a rendelési többszöröst;
6. figyelembe veszi a beszállítói kvótákat;
7. beszállító és deviza szerint csoportosítja a tételeket;
8. minden csoporthoz külön PO-piszkozatot készít;
9. minden PO-hoz egyedi rendelésszámot generál.

Például egyetlen javaslatból létrejöhet:

PO-20260729-00001 – Magyar Beszállító Kft. – HUF
PO-20260729-00002 – European Supplier GmbH – EUR

A különböző devizájú vagy különböző beszállítóhoz tartozó tételek nem kerülnek ugyanabba a PO-ba.

Mi történik, ha ismét a „PO-k generálása” gombra kattintasz?

A rendszer védi a folyamatot a véletlen duplikációtól.

Ha a javaslatból már készültek beszerzési rendelések, az ismételt művelet nem hoz létre újabb PO-kat. A rendszer a korábban létrehozott dokumentumokat használja.

A generált PO-k megnyitása

A létrehozott dokumentumokat kétféleképpen érheted el:

• a javaslat mellett megjelenő PO-megnyitási lehetőséggel;
• a Beszerzés → Beszerzési rendelések lapfülön.

A generált PO-k először Piszkozat állapotban jelennek meg.

Ez azt jelenti, hogy a rendelés még:

• nem került jóváhagyásra;
• nem került kiküldésre a beszállítónak;
• nem hozott létre raktári beszállítást;
• szabadon ellenőrizhető és módosítható.

Generált PO szerkesztése

1. Nyisd meg a Beszerzés oldalt.
2. Válaszd a Beszerzési rendelések lapfület.
3. Keresd meg a módosítani kívánt piszkozatot.
4. Kattints a Szerkesztés gombra.

A szerkesztőben módosíthatod:

• a célraktárt;
• a várható szállítási dátumot;
• a fuvarköltséget;
• a rendelendő mennyiséget;
• a nettó egységárat;
• a kedvezmény százalékát;
• az ígért szállítási dátumot;
• a megjegyzést.

Emellett:

• új terméket adhatsz a PO-hoz;
• eltávolíthatsz egy meglévő tételt;
• módosíthatod a generált mennyiségeket.

Javasolt és rendelt mennyiség

Az automatikusan generált PO-nál külön láthatod:

• a rendszer által javasolt mennyiséget;
• az aktuálisan megrendelendő mennyiséget.

Példa:

Javasolt mennyiség:       100 db
Rendelt mennyiség:        120 db

Az eredeti javaslat a kézi módosítás után is megmarad. Így később ellenőrizhető, hogy a felhasználó mennyivel és milyen irányban tért el a rendszer számításától.

Kézi eltérés indoklása

Ha az automatikusan generált PO tételeit módosítod, add meg az eltérés indokát.

Például:

A beszállító csak teljes raklapot szállít, ezért a mennyiséget
100 darabról 120 darabra módosítottam.

Az indoklást a rendszer az auditnaplóban is eltárolja.

A naplóban visszakövethető:

• az eredeti érték;
• a módosított érték;
• a módosítás időpontja;
• a módosítást végző felhasználó;
• a megadott indoklás.

Mikor szerkeszthető a PO?

A beszerzési rendelés tételei csak Piszkozat állapotban módosíthatók.

Miután jóváhagyásra küldted, a dokumentum tartalma már nem írható át közvetlenül. Ez biztosítja, hogy a jóváhagyott és a beszállítónak elküldött dokumentumok tartalma később is megbízhatóan visszakövethető legyen.

A beszerzési rendelés további folyamata

Ha ellenőrizted a PO tartalmát, küldd jóváhagyásra.

A dokumentum jellemző életútja:

Piszkozat
→ Jóváhagyásra vár
→ Jóváhagyva
→ Kiküldve
→ Visszaigazolva
→ Raktári beszállítás
→ Bevételezés
→ Lezárva

A jóváhagyott PO-ból a meglévő beszerzési folyamat szerint készíthetsz raktári beszállítást.

Az automatikus PO-generálás önmagában:

• nem mozgat készletet;
• nem foglal készletet;
• nem hoz létre fulfillment rendelést;
• nem módosítja a komissiózási folyamatot;
• nem küldi ki automatikusan a dokumentumot a beszállítónak.

Gyakori problémák

Nincs aktív beszállítói kondíció

A rendszer felsorolja azokat az SKU-kat, amelyekhez nem talál használható beszerzési forrást.

Ellenőrizd az adott terméknél:

• a beszállítói kapcsolatot;
• a kondíció érvényességét;
• az aktív állapotot;
• a beszerzési árat;
• a devizát.

Nincs célraktár megadva

A PO-generáláshoz szükség van célraktárra.

Válassz raktárt a Készlettervező szűrőjében, vagy ellenőrizd, hogy a beszerzési javaslathoz tartozik-e raktár.

A rendszer nagyobb mennyiséget generált

Ennek általában az alábbi okai lehetnek:

• minimum rendelési mennyiség;
• rendelési többszörös;
• beszállítói csomagolási egység;
• több napos célkészlet;
• nyitott rendelési hiány;
• beszállítói kvótaszabály.

Nyisd meg a termék beszállítói kondícióit, és ellenőrizd az alkalmazott értékeket.

Nem szerkeszthető a PO

Csak piszkozat állapotú PO szerkeszthető. Ha a dokumentum már jóváhagyásra került, a közvetlen módosítás nem engedélyezett.

Már készültek PO-k a javaslatból

Egy javaslatból ugyanahhoz a beszállítóhoz és devizához csak egy automatikusan generált PO készülhet. Ez védi a folyamatot a duplikált rendelések létrehozásától.

Javasolt munkafolyamat

A napi használathoz az alábbi folyamat ajánlott:

1. Nyisd meg a Készlettervezőt.
2. Válaszd ki a számítás alapját.
3. Állítsd be az elemzési időszakot és a raktárt.
4. Ellenőrizd a kritikus és rendelést igénylő termékeket.
5. Állítsd össze a beszerzési javaslatot.
6. Szükség esetén módosítsd a rendelendő mennyiségeket.
7. Mentsd el a javaslatot.
8. Generáld le a PO-piszkozatokat.
9. Ellenőrizd a beszállítókat, árakat és mennyiségeket.
10. Indokold a kézi eltéréseket.
11. Mentsd el a módosításokat.
12. Küldd jóváhagyásra a PO-kat.
13. Jóváhagyás után add át őket a beszállítói és raktári folyamatnak.