A számlázási modulban önállóan, rendeléstől függetlenül vagy meglévő üzleti folyamatból is készíthetsz számlát. Kezelheted a számlakibocsátó cégeket, a sorszámozást, a NAV Online Számla kapcsolatot, a számlaképet, a befizetéseket, valamint a fizetési emlékeztetőket és felszólításokat.

A modul főbb lehetőségei:

• több számlakibocsátó cég kezelése;
• NAV teszt- és éles kapcsolat beállítása;
• számla készítése rendeléstől függetlenül;
• vásárló kiválasztása a vásárlói törzsből;
• termékek kiválasztása SKU vagy terméknév alapján;
• piszkozat mentése vagy azonnali kiállítás;
• hivatalos, többoldalas PDF-számlakép;
• számlakép megtekintése és letöltése;
• fizetettségi állapot kezelése;
• befizetések és allokációk nyilvántartása;
• tömeges fizetettre állítás;
• automatikus és kézi fizetési emlékeztetők;
• fizetési felszólítások;
• számlából fulfillment rendelés létrehozása;
• keresés, szűrés és szerveroldali lapozás;
• számlazáradékok kezelése.

Hol találod a számlázást?

A számlázási modul a portál Számlázás menüpontjából érhető el.

A számlázási beállításokat két helyről is megnyithatod:

1. a Számlázás oldal fejlécében található Beállítások gombbal;
2. a fejléc beállítási menüjében található Számlázási beállítások menüponttal.

A beállítások eléréséhez külön számlázási beállítási jogosultság szükséges.

A Számlázás oldal felépítése

A Számlázás oldalon két fő lapfület találsz.

Kimenő számlák

Itt jelennek meg a kiállított és piszkozatként mentett vevői számlák.

A táblázatban többek között láthatod:

• a számla sorszámát;
• a számlakibocsátót;
• a vevő nevét;
• a kiállítás dátumát;
• a fizetési határidőt;
• a számla bruttó értékét;
• a nyitott összeget;
• a fizetettségi állapotot;
• a NAV-adatszolgáltatás állapotát;
• az elérhető műveleteket.

Befizetések és allokációk

Ezen a lapfülön kezelheted:

• a rögzített befizetéseket;
• a befizetések számlákhoz rendelését;
• a részfizetéseket;
• a több számlára szétosztott befizetéseket;
• a számlák nyitott egyenlegét.

Számlázási jogosultságok

A számlázáshoz kapcsolódó jogosultságok külön szabályozhatók.

Egy felhasználó jogosultságot kaphat például:

• a számlák megtekintésére és letöltésére;
• új számla létrehozására;
• számla kiállítására;
• befizetések kezelésére;
• fizetési emlékeztetők és felszólítások küldésére;
• számlázási és NAV-beállítások kezelésére.

Ez lehetővé teszi, hogy például egy könyvelő megtekinthesse és exportálhassa a számlákat anélkül, hogy új számlát állíthatna ki vagy módosíthatná a NAV-kapcsolatot.

Az első használat előtti beállítások

Mielőtt számlát állítasz ki, legalább egy számlakibocsátó céget létre kell hoznod.

A számlakibocsátó az a jogi személy vagy egyéni vállalkozó, akinek a nevében a számla készül.

A saját cég felvétele

Ha a partnerként nyilvántartott saját céged adataival szeretnél számlázni:

1. Nyisd meg a Számlázási beállításokat.
2. Kattints a Saját cég felvétele gombra.
3. A rendszer automatikusan kitölti azokat az adatokat, amelyek már szerepelnek a céges törzsadatokban.
4. Ellenőrizd az előre kitöltött adatokat.
5. Add meg a hiányzó kötelező adatokat.
6. Mentsd el a számlakibocsátót.

A saját cég felvétele nem hoz létre másik partnerfiókot. A számlázáshoz szükséges céges adatokat készíti elő.

Új számlakibocsátó cég felvétele

Ha másik céget is szeretnél kezelni:

1. Nyisd meg a Számlázási beállításokat.
2. Kattints az Új cég gombra.
3. Töltsd ki a számlakibocsátó adatait.
4. Add meg a számlázási, adózási és kapcsolattartási információkat.
5. Mentsd el a céget.

Több számlakibocsátó esetén számlázáskor kiválaszthatod, melyik cég nevében szeretnéd elkészíteni a számlát.

Számlakibocsátó kiválasztása

A beállítások tetején található Válassz számlakibocsátót mezővel válthatsz a felvett cégek között.

A választó csak akkor aktív, ha legalább két számlakibocsátó közül lehet választani. Ha csak egy cég van felvéve, a mező nem használható, mert nincs másik választható elem.

A kiválasztott számlakibocsátóhoz külön kezelheted:

• a cégadatokat;
• a számlaképet;
• a sorszámozást;
• az adókódokat;
• a NAV Online Számla kapcsolatot;
• az automatikus email-beállításokat.

Számlakibocsátó cégadatai

A számlán csak megfelelően kitöltött számlakibocsátói adatok jelenhetnek meg.

Ellenőrizd többek között:

• a hivatalos cégnevet;
• a számlázási címet;
• az országot;
• az adószámot;
• a közösségi adószámot, ha van;
• a bankszámlaszámot;
• az IBAN-adatot, ha szükséges;
• a SWIFT/BIC kódot, ha szükséges;
• a bank nevét;
• a kapcsolattartási adatokat;
• a számla nyelvét.

Számla nyelve

A számlakibocsátó beállításainál a nyelvet legördülő mezőből választhatod ki.

Az elérhető nyelvek:

• magyar;
• angol;
• német.

A kiválasztott nyelv hatással van a számlaképen megjelenő rendszerfeliratokra.

Logó beállítása

Minden számlakibocsátóhoz külön logót tölthetsz fel.

Logó feltöltése

1. Nyisd meg a Számlázási beállításokat.
2. Válaszd ki a megfelelő számlakibocsátót.
3. Nyisd meg a Számlakép lapfület.
4. Húzd a logófájlt a feltöltési területre, vagy kattints a tallózáshoz.
5. Ellenőrizd az előnézetet.
6. Mentsd el a beállítást.

A feltöltött logó a számla fejlécében jelenik meg. A rendszer a számla láblécében kisebb MetaBox rendszerjelölést is elhelyezhet.

Ajánlott logó

A legjobb eredményhez használj:

• jó minőségű képet;
• átlátszó vagy fehér hátteret;
• fekvő tájolású logót;
• jól olvasható, nem túl részletes grafikát.

Számlasorszám beállítása

A rendszer alapértelmezett számlasorszám-formátuma:

2026-000001

A formátum részei:

• az aktuális év;
• kötőjel;
• hat számjegyű, folyamatos sorszám.

Számlasorszám előtagja

Opcionálisan legfeljebb három karakteres előtagot adhatsz meg.

Például, ha az előtag:

MB

akkor a számlasorszám:

MB-2026-000001

Az előtagot a rendszer automatikusan nagybetűssé alakítja.

Fontos szabályok

• Az előtag legfeljebb három karakter lehet.
• A rendszer nagybetűs formában használja.
• Az előtag és az év kötőjellel kapcsolódik.
• A sorszám kiállítás után nem módosítható.
• Azonos sorszámozáson belül a rendszer nem használhat fel kétszer ugyanazt a sorszámot.

A sorszámozási beállításokat a számlázás megkezdése előtt ellenőrizd.

NAV Online Számla kapcsolat

A NAV Online Számla kapcsolat számlakibocsátónként külön állítható be.

A rendszer teszt- és éles környezetet is kezel.

Tesztkörnyezet

A tesztkörnyezetet akkor használd, amikor:

• még csak beállítod az integrációt;
• ellenőrizni szeretnéd a technikai felhasználó adatait;
• tesztelni szeretnéd a számlabeküldést;
• még nem szeretnél éles adatszolgáltatást indítani.

Éles környezet

Az éles környezetben történő beküldés valódi NAV-adatszolgáltatásnak minősül. Csak ellenőrzött beállításokkal aktiváld.

A NAV-végpont kezelése

A NAV API URL-jét nem kell és nem lehet kézzel megadnod.

A rendszer automatikusan a megfelelő hivatalos végpontot használja attól függően, hogy teszt- vagy éles környezetet választottál.

Ez megakadályozza, hogy hibás vagy nem hivatalos URL legyen beállítva.

NAV technikai felhasználó adatai

A NAV-kapcsolat beállításához a NAV Online Számla rendszerben létrehozott technikai felhasználó adatai szükségesek.

Meg kell adnod:

• a számlakibocsátó adószámának első nyolc számjegyét;
• a technikai felhasználó nevét;
• a technikai felhasználó jelszavát;
• az aláírókulcsot;
• a cserekulcsot.

Számlakibocsátó adószáma

A NAV-hitelesítésnél a számlakibocsátó adószámának első nyolc számjegyét kell használni.

Például:

12345678-2-42

esetén a NAV-kapcsolathoz használt adószám:

12345678

A mező mindig szerkeszthető, akkor is, ha a rendszer a cégadatok alapján előre kitöltötte.

Automatikus szoftveradatok

A következő technikai adatokat a rendszer automatikusan kezeli, ezért nem kell megadnod és a felületen sem szükséges szerkesztened:

• Software ID;
• szoftver neve;
• működési mód;
• verzió;
• fejlesztő neve;
• fejlesztő elérhetősége;
• fejlesztő országkódja;
• időtúllépés.

A rendszer által használt szoftveradatok:

• szoftver neve: MetaBox Fulfillment ERP;
• működési mód: online szolgáltatás;
• verzió: 1.0.1;
• fejlesztő: MetaBox Fulfillment Kft.;
• fejlesztői elérhetőség: support@metabox.hu;
• fejlesztői országkód: HU;
• időtúllépés: 120 másodperc.

NAV-kapcsolat aktiválása

1. Válaszd ki a számlakibocsátót.
2. Nyisd meg a NAV Online Számla lapfület.
3. Válaszd ki a teszt- vagy éles környezetet.
4. Add meg a technikai felhasználó adatait.
5. Ellenőrizd a számlakibocsátó adószámának első nyolc számjegyét.
6. Kapcsold be az Aktív kapcsolat beállítást.
7. Kattints a NAV-beállítás mentése gombra.

A technikai jelszót, az aláírókulcsot és a cserekulcsot a rendszer titkosítva kezeli. Ezek az adatok mentés után nem kerülnek vissza olvasható formában a böngészőbe.

NAV-adatszolgáltatás állapotai

A számlák táblázatában magyar megnevezéssel láthatod a NAV-adatszolgáltatás állapotát.

Előfordulhat például:

• Beküldésre vár
• Beküldve
• Feldolgozás alatt
• Elfogadva
• Figyelmet igényel
• Elutasítva
• Beküldési hiba

Mit jelent a „Beküldésre vár” állapot?

A számla elkészült, és a rendszer sorba állította a NAV-adatszolgáltatást.

A beküldés háttérfolyamatban történik. Ennek előnye, hogy:

• a számlakiállítás nem akad meg átmeneti NAV-hiba miatt;
• a sikertelen beküldés újrapróbálható;
• a NAV lassú válasza nem tartja nyitva a számlázási képernyőt;
• a feldolgozás állapota később is ellenőrizhető.

Mi történik beküldés után?

A NAV először fogadja a tranzakciót, majd feldolgozza a számla adatait. A beküldés és az elfogadás ezért nem feltétlenül ugyanabban a pillanatban történik.

Ha a számla hosszabb ideig marad Beküldésre vár állapotban, ellenőrizd:

• aktív-e a NAV-kapcsolat;
• fut-e a háttérfeladat-feldolgozás;
• helyesek-e a technikai felhasználó adatai;
• teszt- vagy éles környezet van-e kiválasztva;
• van-e beküldési hiba vagy figyelmeztetés.

Új számla létrehozása

Új számlát rendeléstől függetlenül is létrehozhatsz.

1. Nyisd meg a Számlázás oldalt.
2. Kattints az Új számla gombra.
3. Válaszd ki a számlakibocsátót.
4. Add meg vagy válaszd ki a vevőt.
5. Töltsd ki a számla dátum- és fizetési adatait.
6. Adj hozzá számlatételeket.
7. Ellenőrizd az összegeket és az adóadatokat.
8. Szükség esetén adj meg megjegyzést vagy záradékot.
9. Mentsd piszkozatként vagy állítsd ki azonnal.

Vevő kiválasztása

A számla befogadóját kétféleképpen adhatod meg.

Vevő kiválasztása a vásárlói törzsből

A vevőkereső mezőben kezdj el keresni:

• a vásárló nevére;
• az email-címére;
• más elérhető azonosító adatára.

Találat esetén válaszd ki a megfelelő vásárlót. A rendszer automatikusan kitölti a rendelkezésre álló számlázási adatokat.

Ellenőrizd az automatikusan betöltött adatokat, különösen:

• a hivatalos nevet;
• a számlázási címet;
• az országot;
• az adószámot;
• a kapcsolattartási adatokat.

Új vagy nem található vevő

Ha a keresés nem ad találatot, a vevő adatait kézzel kell megadnod.

Ilyenkor töltsd ki a számlázáshoz szükséges összes kötelező adatot.

A számla kiállítása előtt mindig ellenőrizd a vevő nevét, címét és adózási adatait.

Számlatételek hozzáadása

A számlatételeket kézzel vagy a terméktörzsből választva adhatod hozzá.

Termék keresése

A termékkereső mezőben kereshetsz:

• SKU alapján;
• terméknév alapján.

A találatok közül válaszd ki a megfelelő terméket vagy termékvariációt.

Ha a termékhez eladási ár tartozik, a rendszer automatikusan kitöltheti az egységárat.

Az automatikusan betöltött adatokat a számla kiállítása előtt ellenőrizd.

Kézi számlatétel

Ha a tétel nem szerepel a terméktörzsben, kézzel is megadhatod.

Töltsd ki:

• a megnevezést;
• a mennyiséget;
• a mennyiségi egységet;
• a nettó egységárat;
• az áfakulcsot;
• szükség esetén a kapcsolódó záradékot vagy megjegyzést.

Több tétel kezelése

Tetszőleges számú tételt hozzáadhatsz. Nagy tételszám esetén a rendszer automatikusan többoldalas számlaképet készít.

A tételek nem futhatnak rá a láblécre. Az oldaltörést és az oldalszámozást a rendszer automatikusan kezeli.

Árak és adatok ellenőrzése

A számla kiállítása előtt ellenőrizd:

• a mennyiséget;
• a mennyiségi egységet;
• a nettó egységárat;
• az áfakulcsot;
• a nettó értéket;
• az áfa összegét;
• a bruttó végösszeget;
• a pénznemet;
• az esetleges kedvezményt;
• a fizetési módot;
• a fizetési határidőt.

A számlán szereplő eladási ár eltérhet a terméktörzs alapárától. Ez lehetővé teszi egyedi vevői ár, kedvezmény vagy szerződéses ár alkalmazását.

Magyar forintban kiállított számlák kerekítése

Magyar, forintban kiállított számlánál a fizetendő bruttó végösszeg egész forintra kerekítve jelenik meg.

A számlatételek és részösszegek a számítási szabályoknak megfelelő pontossággal készülnek, a fizetendő végösszeg azonban egész forintban jelenik meg.

Más pénznemnél a rendszer a pénznemhez tartozó megfelelő tizedes pontosságot használja.

Számladátumok

A számlán több különböző dátum szerepelhet.

Számla kelte

A számla kiállításának napja.

Teljesítés dátuma

Az a nap, amikor a termékértékesítés vagy szolgáltatás teljesítése megtörtént.

Fizetési határidő

Az a nap, ameddig a vevőnek ki kell fizetnie a számlát.

A dátumokat mindig a tényleges ügylet és a vonatkozó számviteli, illetve adózási szabályok alapján add meg.

Fizetési mód

A számla kiállításakor válaszd ki a megfelelő fizetési módot.

Ilyen lehet például:

• átutalás;
• készpénz;
• bankkártya;
• utánvét;
• egyéb támogatott fizetési mód.

A fizetési mód hatással lehet:

• a fizetési határidőre;
• a számla fizetettségi állapotára;
• a házipénztári vagy befizetési folyamatokra;
• a késedelmi értesítésekre.

Piszkozat vagy azonnali kiállítás

A számla létrehozásakor két lehetőség közül választhatsz.

Mentés piszkozatként

A piszkozat még nem végleges számla.

Piszkozatként mentsd, ha:

• később szeretnéd ellenőrizni;
• még hiányzik valamilyen adat;
• jóváhagyásra van szükség;
• még módosítani szeretnéd a tételeket.

A piszkozat adatai később szerkeszthetők.

Azonnali kiállítás

Az azonnali kiállítással a számla végleges bizonylattá válik.

Kiállításkor:

• végleges számlasorszámot kap;
• elkészül a hivatalos számlakép;
• a bizonylat tartalma nem módosítható szabadon;
• aktív NAV-kapcsolat esetén elindul az adatszolgáltatás.

Csak akkor válaszd az azonnali kiállítást, ha minden adatot ellenőriztél.

Kiállított számla módosítása

A kiállított számla bizonylattartalma nem írható át egyszerű szerkesztéssel.

Ha egy kiállított számla hibás, a javítást megfelelő bizonylattal kell elvégezni, például:

• sztornó vagy érvénytelenítő bizonylattal;
• módosító bizonylattal;
• jóváíró számlával.

Az elérhető javítási lehetőséget mindig a hiba jellege és a vonatkozó szabályok alapján válaszd ki.

Számlakép

A kiállításkor hivatalos PDF-számlakép készül.

A számlakép tartalmazza többek között:

• a számla megnevezését és sorszámát;
• a számlakibocsátó adatait;
• a vevő adatait;
• a kibocsátó logóját;
• a kiállítás, teljesítés és fizetési határidő adatait;
• a fizetési módot;
• a számlatételeket;
• a nettó, áfa- és bruttó összegeket;
• a fizetendő végösszeget;
• a megjegyzéseket;
• a záradékokat;
• az oldalszámot;
• a rendszerrel történő előállítás jelölését.

A számlakép többoldalas is lehet. Nagy tételszám esetén a rendszer automatikusan új oldalra folytatja a tételeket.

Megjegyzés

A megjegyzés a számla végösszesítője után jelenik meg.

Itt tüntethetsz fel például:

• teljesítéssel kapcsolatos információt;
• szerződéses hivatkozást;
• vevőnek szóló kiegészítő tájékoztatást;
• a közvetített szolgáltatásra vonatkozó szöveget.

Lábléc

A számla utolsó oldalán megjelenik:

• az aktuális oldal és az összes oldal száma;
• a jogszabályi megfelelőségre vonatkozó rövid tájékoztatás;
• annak jelölése, hogy a számla a MetaBox ERP rendszerben készült;
• egy kisméretű MetaBox logó.

Számlakép megtekintése

A Kimenő számlák táblázatában kattints a számla sorában található szem ikonra.

A számlakép külön böngészőablakban vagy böngészőfülön nyílik meg.

Ez lehetővé teszi, hogy letöltés előtt ellenőrizd a dokumentumot.

Ha a böngésző blokkolja az új ablakokat, engedélyezd az előugró ablakot a portál számára.

Számla letöltése

A számla sorában kattints a letöltés ikonra.

A rendszer a kiállításkor elkészült, változatlan PDF-számlaképet tölti le.

A kiállított számlakép a rendszerben is megőrzésre kerül, ezért később ugyanaz a dokumentum tölthető le.

Záradékszövegek

A záradék olyan kiegészítő szöveg vagy jogszabályi hivatkozás, amelyet bizonyos ügyleteknél fel kell tüntetni a számlán.

Záradékot csak akkor használj, ha az adott ügylethez valóban szükséges.

Ilyen eset lehet például:

• közvetített szolgáltatás;
• önszámlázás;
• pénzforgalmi elszámolás;
• fordított adózás;
• különbözeti adózás;
• adómentesség jogcíme;
• egyéb jogszabályban előírt megjegyzés.

Záradék hozzáadása

1. A számla létrehozásakor nyisd meg a záradékok részét.
2. Válaszd ki a megfelelő záradéktípust.
3. Add meg a szükséges kiegészítő adatokat.
4. Ellenőrizd a számlaképen megjelenő szöveget.
5. Csak ezután állítsd ki a számlát.

A záradékok nem helyettesítik a megfelelő áfakulcs vagy adózási jogcím kiválasztását.

Ha nem vagy biztos a szükséges záradékban, egyeztess a könyvelőddel.

Fizetettségi állapot

A számlák táblázatában beállíthatod, hogy egy számla fizetett vagy fizetetlen.

Kézi fizetettre állítás

1. Keresd meg a számlát.
2. A Fizetés oszlopban kapcsold be a fizetett állapotot.
3. A rendszer frissíti a számla fizetettségi jelölését.

A kézi fizetettre állítást csak akkor használd, ha meggyőződtél arról, hogy a számla teljes összege beérkezett vagy más módon rendezett.

Visszaállítás fizetetlenre

Ha a számlát tévesen jelölted fizetettnek, a kapcsolóval visszaállíthatod a megfelelő állapotot, ha a bizonylat és a pénzügyi folyamat ezt lehetővé teszi.

Tömeges fizetettre állítás

Ha egyszerre több számlát szeretnél rendezettként megjelölni:

1. Jelöld ki a számlákat a táblázat bal oldalán található jelölőnégyzetekkel.
2. Ellenőrizd a kijelölt számlák számát.
3. Kattints a tömeges Fizetettre állítás műveletre.
4. Erősítsd meg a műveletet.

A fejléc jelölőnégyzetével az aktuális oldalon megjelenő számlákat egyszerre is kijelölheted.

A tömeges művelet előtt ellenőrizd, hogy minden kiválasztott számla valóban teljesen rendezett.

Befizetések kezelése

A Befizetések és allokációk lapfülön a számlákhoz kapcsolódó pénzmozgásokat kezelheted.

Befizetés rögzítése

A befizetésnél add meg többek között:

• a befizetés dátumát;
• az összeget;
• a pénznemet;
• a fizetési módot;
• a fizető vagy vevő adatait;
• a közleményt vagy hivatkozást;
• a kapcsolódó számlát.

Allokáció

Az allokáció azt jelenti, hogy a beérkezett összeget egy vagy több számlához rendeled.

Egy befizetés:

• teljes egészében hozzárendelhető egy számlához;
• részben rendelhető egy számlához;
• több számla között is felosztható.

Egy számlához több külön befizetés is kapcsolódhat.

Nyitott összeg

A rendszer a számla bruttó értékéből levonja a hozzá rendelt befizetéseket.

A fennmaradó összeg a számla nyitott összege.

Ha a nyitott összeg nulla, a számla teljesen rendezettnek tekinthető.

Részfizetés

Részfizetés esetén a számla még nem válik teljesen fizetetté.

Például:

• számla végösszege: 100 000 Ft;
• beérkezett befizetés: 40 000 Ft;
• nyitott összeg: 60 000 Ft.

A fennmaradó összeghez további befizetést rögzíthetsz.

Számlák keresése

A számlák számának növekedésével a kereső és a szűrők segítenek a megfelelő bizonylat megtalálásában.

Kereshetsz például:

• számlasorszámra;
• vevő nevére;
• számlakibocsátóra;
• kapcsolódó külső azonosítóra.

Számlák szűrése

A rendelkezésre álló szűrőkkel szűkítheted a listát például:

• számlakibocsátóra;
• számlaállapotra;
• fizetettségi állapotra;
• NAV-állapotra;
• kiállítási dátumra;
• fizetési határidőre;
• pénznemre.

A szűrők kombinálhatók.

A szűrés törlésével visszatérhetsz a teljes számlalistához.

Szerveroldali lapozás

A számlák szerveroldali lapozással jelennek meg.

Ez azt jelenti, hogy a portál nem tölti be egyszerre az összes számlát, hanem mindig csak az aktuális oldal adatait kéri le.

Ennek előnye:

• nagy számlamennyiségnél is gyors marad a lista;
• a keresés és a szűrés az összes számlán fut;
• a böngészőnek nem kell több ezer bizonylatot egyszerre kezelnie.

A lapozóval válthatsz az oldalak között.

Fizetési emlékeztetők

A fizetési emlékeztető udvarias figyelmeztetés a közelgő vagy nemrég lejárt fizetési határidőről.

Az emlékeztető küldhető:

• kézzel;
• automatikusan, beállított szabály alapján.

Kézi emlékeztető küldése

1. Keresd meg a fizetetlen számlát.
2. Nyisd meg a számla részleteit vagy a felszólítási műveleteket.
3. Válaszd a Fizetési emlékeztető lehetőséget.
4. Ellenőrizd a címzettet és az üzenetet.
5. Küldd el az emlékeztetőt.

Automatikus emlékeztető

A számlázási beállítások között meghatározhatod, hogy a rendszer mikor küldjön automatikus emlékeztetőt.

Például:

• néhány nappal a fizetési határidő előtt;
• a fizetési határidő napján;
• meghatározott nappal a lejárat után.

Automatikus küldés előtt ellenőrizd az email-küldési beállításokat és az üzenetsablont.

Fizetési felszólítás

A fizetési felszólítás formálisabb értesítés a lejárt, továbbra is rendezetlen követelésről.

Felszólítás küldése

1. Keresd meg a lejárt számlát.
2. Nyisd meg a felszólítási műveleteket.
3. Válaszd a megfelelő felszólítási szintet.
4. Ellenőrizd a címzettet és a levél tartalmát.
5. Küldd el a felszólítást.

A rendszer nyilvántarthatja:

• a küldés időpontját;
• a felszólítás típusát;
• a címzettet;
• az üzenet állapotát;
• az ismételt felszólításokat.

Automatikus felszólítás

Beállíthatod, hogy a rendszer meghatározott késedelmi idő után automatikusan küldjön felszólítást.

Például:

• első emlékeztető 3 nappal a lejárat után;
• első felszólítás 8 nappal a lejárat után;
• második felszólítás 15 nappal a lejárat után.

A pontos időzítést a saját követeléskezelési folyamatodhoz igazítsd.

Email-küldési beállítások

Az automatikus vagy kézi számlaértesítésekhez email-küldési kapcsolat szükséges.

A számlázási beállítások között megadhatod a szükséges email- vagy SMTP-adatokat.

Ellenőrizd:

• a küldő nevét;
• a küldő email-címét;
• az SMTP-kiszolgálót;
• a portot;
• a titkosítás módját;
• a felhasználónevet;
• a jelszót;
• az automatikus küldési szabályokat.

Az email-jelszót a rendszer bizalmas adatként kezeli, és mentés után nem adja vissza olvasható formában.

Számlából fulfillment rendelés létrehozása

Ha egy számlát önállóan, előzetes rendelés nélkül állítottál ki, a számlából később fulfillment rendelést is létrehozhatsz.

A művelet elérhető:

• a számla részleteinél;
• a számlatáblázat műveleti ikonjai között, kosár ikonnal.

Rendelés létrehozása

1. Keresd meg a megfelelő számlát.
2. Kattints a kosár ikonra.
3. Ellenőrizd a vevő és a számlatételek adatait.
4. Válaszd ki a szállítási módot.
5. Válaszd ki a futárszolgálatot.
6. Erősítsd meg a rendelés létrehozását.

A futárszolgálatot kizárólag a rendszerben korábban felvett futárszolgálatok közül választhatod ki.

A létrehozott rendelés állapota

A számlából létrehozott fulfillment rendelés kezdeti állapota:

WAITING_FOR_PRODUCT

A portálon ez felhasználóbarát magyar megnevezéssel jelenik meg.

Ez azt jelenti, hogy a rendelés létrejött, de a termékek rendelkezésre állása vagy további raktári feldolgozása még szükséges.

Mi kerül át a számlából?

A rendszer a rendelkezésre álló adatok alapján átadhatja:

• a vevő nevét;
• a számlázási és szállítási adatokat;
• a számlatételeket;
• a mennyiségeket;
• a termék- vagy SKU-kapcsolatokat;
• a kapcsolódó számla hivatkozását.

A rendelés létrehozása előtt mindig ellenőrizd, hogy a számlatételek megfelelő termékekhez vagy termékvariációkhoz kapcsolódnak-e.

Meglévő rendelés védelme

Ha a számla már rendelésből jött létre, vagy már kapcsolódik hozzá fulfillment rendelés, a rendszernek meg kell akadályoznia a véletlen dupla rendelésképzést.

A számlából történő rendelésgenerálás nem módosítja az eredeti kézi rendelésfelviteli folyamatot.

Számla részletei és műveleti ikonok

A számlatáblázat műveleti oszlopában ikonokkal érheted el a leggyakoribb funkciókat.

Ilyen művelet lehet:

• részletek megtekintése;
• számlakép megnyitása;
• számla letöltése;
• fulfillment rendelés létrehozása;
• fizetési állapot kezelése;
• emlékeztető vagy felszólítás küldése.

Az ikonok elérhetősége függhet:

• a számla állapotától;
• a fizetettségi állapottól;
• a kapcsolódó rendeléstől;
• a felhasználói jogosultságodtól.

Több számlakibocsátó kezelése

Ha több céget kezelsz, minden számlakibocsátóhoz külön nyilvántarthatod:

• a céges adatokat;
• a logót;
• a számlasorszám-beállítást;
• az adókódokat;
• a NAV-technikai felhasználót;
• a teszt- vagy éles NAV-környezetet;
• az email-beállításokat.

Számla létrehozásakor mindig ellenőrizd, hogy a megfelelő számlakibocsátó van kiválasztva.

A különböző számlakibocsátók sorszámozása és NAV-beállítása nem keveredhet.

Gyakori kérdések

Készíthetek számlát rendelés nélkül?

Igen. Az Új számla gombbal önálló számlát készíthetsz.

Kiválaszthatom a vevőt a vásárlói törzsből?

Igen. A vevőkeresőben megkeresheted a már felvett vásárlót, és a rendszer kitölti a rendelkezésre álló adatokat.

Mi történik, ha nincs találat?

A vevő adatait kézzel kell megadnod.

Kiválaszthatok terméket a terméktörzsből?

Igen. SKU vagy terméknév alapján kereshetsz. Ha van eladási ár, a rendszer azt is betöltheti.

Módosíthatom az automatikusan betöltött árat?

Igen, a számla kiállítása előtt a tényleges ügyletnek megfelelő eladási árat kell használnod.

Menthetem a számlát piszkozatként?

Igen. A piszkozat később szerkeszthető és kiállítható.

Kiállíthatom rögtön?

Igen. Az azonnali kiállítás végleges sorszámot és számlaképet készít.

Módosíthatom a kiállított számlát?

A kiállított bizonylat tartalma nem írható át szabadon. A javítást megfelelő módosító, jóváíró vagy érvénytelenítő bizonylattal kell elvégezni.

Letölthetem a számlát?

Igen. A számla sorában található letöltés ikonnal PDF-formátumban töltheted le.

Megnézhetem letöltés nélkül?

Igen. A szem ikonnal külön böngészőfülön megnyithatod a számlaképet.

Mi történik sok számlatétel esetén?

A rendszer automatikusan többoldalas PDF-et készít, megfelelő oldaltöréssel és oldalszámozással.

Miért „Beküldésre vár” a NAV-állapot?

A számla a háttérben feldolgozásra vár. A beküldést a rendszer háttérfeladata végzi.

A NAV URL-jét nekem kell megadnom?

Nem. A rendszer automatikusan a kiválasztott teszt- vagy éles környezet hivatalos végpontját használja.

Melyik adószám kell a NAV-kapcsolathoz?

A számlakibocsátó adószámának első nyolc számjegye.

Mit jelent a nyitott összeg?

A számla bruttó értékéből még ki nem fizetett vagy még nem allokált összeg.

Kezelhető részfizetés?

Igen. Több befizetést is rendelhetsz ugyanahhoz a számlához.

Több számlát egyszerre fizetettre állíthatok?

Igen. Jelöld ki őket a táblázat jelölőnégyzeteivel, majd indítsd a tömeges műveletet.

Létrehozhatok fulfillment rendelést számlából?

Igen. A kosár ikon segítségével. Meg kell adnod a szállítási módot és a futárszolgálatot.

A számlából generált rendelés rögtön feldolgozható?

A rendelés WAITING_FOR_PRODUCT állapotban jön létre, és ezután a meglévő fulfillment folyamat szerint kezelhető.

Javasolt napi munkafolyamat

1. Ellenőrizd a kiválasztott számlakibocsátót.
2. Hozd létre a számlát rendelésből vagy önállóan.
3. Válaszd ki vagy add meg a vevőt.
4. Add hozzá a termékeket vagy kézi tételeket.
5. Ellenőrizd az árakat, áfakulcsokat és dátumokat.
6. Ellenőrizd a fizetési módot és a határidőt.
7. Add meg a szükséges megjegyzést és záradékokat.
8. Mentsd piszkozatként, ha további ellenőrzés szükséges.
9. Ha minden adat megfelelő, állítsd ki a számlát.
10. Ellenőrizd a számlaképet.
11. Figyeld a NAV-adatszolgáltatás állapotát.
12. Rögzítsd vagy allokáld a beérkező befizetést.
13. Lejárt számlánál küldj emlékeztetőt vagy felszólítást.
14. Ha a számla alapján fulfillment teljesítés szükséges, hozd létre a kapcsolódó rendelést.

Javasolt biztonsági és működési szabályok

• Csak ellenőrzött adatokkal állíts ki számlát.
• A számlakibocsátó és a vevő adószámát mindig ellenőrizd.
• Éles NAV-kapcsolatot csak sikeres tesztelés után aktiválj.
• A NAV technikai felhasználói adatokat ne oszd meg illetéktelen személlyel.
• A számlázási beállításokhoz csak kijelölt felhasználók kapjanak hozzáférést.
• A számlakiállítási és befizetéskezelési jogosultságot külön kezeld.
• Kiállítás előtt mindig ellenőrizd a számlaképet.
• Piszkozatot használj, ha jóváhagyás vagy további ellenőrzés szükséges.
• Fizetettre csak ténylegesen rendezett számlát állíts.
• Részfizetésnél befizetést és allokációt használj a teljes fizetett állapot helyett.
• A fizetési emlékeztetők és felszólítások automatikus szabályait rendszeresen ellenőrizd.
• Speciális adózás vagy záradék esetén egyeztess a könyvelőddel.
• A számlák, NAV-adatok és pénzügyi információk kezelésénél mindig kövesd a céged belső ellenőrzési szabályait.